Organiser une manifestation : Procédure

Vous êtes un particulier ou une association ? Vous souhaitez organiser une manifestation sur Meschers ? Merci de suivre scrupuleusement la procédure ci-dessous.
Toutes les étapes sont obligatoires. Merci de respecter les interlocuteurs indiqués.

ORGANISER UNE MANIFESTATION

DEMANDES D’AUTORISATIONS

Rédiger un courrier postal à l’attention de Monsieur le Maire de Meschers, comprenant votre demande d’autorisation d’organiser une manifestation sur Meschers, et tout autre demande : débit de boisson, vol de drônes, installation d’une banderole sur un rond point etc.

MATÉRIELS / COMMUNICATION / CIRCULATION / SÉCURITÉ

Vous adresser à Claire BARBOTIN BRUDIEUX, Chargée de Programmation Culturelle et de Communication, par mail à mairie.animation.culture@meschers.com ou par courrier à son attention à la Mairie, en remplissant les fiches de demande de matériel et de communication, ainsi que l’une des deux formulaires simplifiés de déclaration d’une manifestation SI ET SEULEMENT SI vous attendez EN SIMULTANE +300 personnes à 5000, ou +5000 personnes, ci-dessous*, ainsi qu’en joignant le parcours détaillé et/ou sur plan de votre manifestation, pour créer un arrêté municipal et modifier la circulation au besoin.

N.B : Vous devrez venir chercher le matériel et le ramener aux Services Techniques : la veille à 8h00 du matin (sauf week-end le vendredi à 8h00 du matin) et le ramener le lundi à 8h00 du matin, avec votre véhicule adéquat.

APRES LA MANIFESTATION

Nous vous invitons à nous transmettre par mail à mairie.animation.culture@meschers.com, votre retour sur expérience, le nombre de participants/visiteurs, les éléments à améliorer sur notre organisation commune et des photographies de l’événement (libres de droit, et attention au droit à l’image).

N.B : Pour les photographies, ne pas hésiter à les transmettre pendant que l’événement a lieu, par mail, afin que nous puissions diffuser l’information en direct sur Instagram & Facebook (@mairiemeschers).

 

OPTIONS NON OBLIGATOIRES

RÉSERVATION DE SALLE

Si vous souhaitez réserver La Passerelle (rue Paul Massy) ou Le Mille Club (rue de l’église), rendez-vous directement sur place à l’Office de Tourisme Communautaire de Meschers, face à la Mairie. Seules les demandes effectuées auprès de l’Office de Tourisme seront prises en compte.

A ce jour, les appels émis auprès de l’Office de Tourisme de Meschers peuvent être réorientés auprès d’un autre Office de Tourisme, s’ils n’aboutissent pas.

Horaires d’ouverture de l’Office de Tourisme de Meschers : du lundi au vendredi 9h30-12h30 / 14h00-17h30

*FICHES DE DEMANDE DE MATÉRIEL ET DE COMMUNICATION / FORMULAIRES SIMPLIFIES DE DÉCLARATION D’UNE MANIFESTATION : à télécharger, remplir, scanner et envoyer par mail sur mairie.animation.culture@meschers.com

Fiche de Matériel_Manifestation Meschers Fiche de Communication_Manifestation Meschers

PE_formulaire simplifiéGE_formulaire simplifié

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