Organiser une manifestation : Procédure

Vous êtes un particulier ou une association ? Vous souhaitez organiser une manifestation sur Meschers ? Merci de suivre scrupuleusement la procédure ci-dessous.
Toutes les étapes sont obligatoires. Merci de respecter les interlocuteurs indiqués : Madame BARATTE pour le matériel et les autorisations, Madame BARBOTIN BRUDIEUX pour la communication.

ORGANISER UNE MANIFESTATION

DEMANDES D’AUTORISATIONS

Rédiger un courrier postal à l’attention de [Monsieur le Maire de Meschers – Madame Annie-Claude Baratte, conseillère municipale aux associations – Police Municipale], comprenant votre demande d’autorisation d’organiser une manifestation sur Meschers, et tout autre demande : débit de boisson, vol de drônes, installation d’une banderole sur un rond point etc.

MATÉRIELS / CIRCULATION / SÉCURITÉ

Vous adresser à Annie-Claude BARATTE, conseillère municipale aux associations, par mail à ac.baratte@meschers.com ou par courrier à son attention à la Mairie, en remplissant la fiche de demande de matériel.

Attention, si vous estimez attendre plus de 300 personnes en simultané sur votre événement, merci de le spécifier dans votre fiche de demande de matériel afin que la Mairie la déclare à la Préfecture.

N.B : Vous devrez venir chercher le matériel et le ramener aux Services Techniques : la veille à 8h00 du matin (sauf week-end le vendredi à 8h00 du matin) et le ramener le lundi à 8h00 du matin, avec votre véhicule adéquat.

COMMUNICATION

Vous adresser à Claire BARBOTIN BRUDIEUX, Chargée de Programmation Culturelle et de Communication, par mail à mairie.animation.culture@meschers.com ou par courrier à son attention à la Mairie, en remplissant la fiche de communication + rédiger une demande d’autorisation d’affichage pour utiliser l’un de nos planimètres (si et seulement si vous imprimez votre affiche en 120*76cm)

APRES LA MANIFESTATION

Nous vous invitons à nous transmettre par mail à mairie.animation.culture@meschers.com, votre retour sur expérience, le nombre de participants/visiteurs, les éléments à améliorer sur notre organisation commune et des photographies de l’événement (libres de droit, et attention au droit à l’image).

N.B : Pour les photographies, ne pas hésiter à les transmettre pendant que l’événement a lieu, par mail, afin que nous puissions diffuser l’information en direct sur Instagram & Facebook (@mairiemeschers).

 

OPTIONS NON OBLIGATOIRES

RÉSERVATION DE SALLE

Si vous souhaitez réserver La Passerelle (rue Paul Massy) ou Le Mille Club (rue de l’église), contactez directement la Mairie.

*FICHES DE DEMANDE DE MATÉRIEL ET DE COMMUNICATION

Fiche de Matériel_2018 Fiche de Communication_Manifestation Meschers

 

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